Was Kunden über digital signierte Übersetzungen wissen sollten
Digital signierte beglaubigte Übersetzungen werden in Spanien zunehmend zum Standard. Für deutsche Kunden, die eine Übersetzung für eine spanische Behörde, Universität, ein Gericht oder eine andere Institution benötigen, stellt sich deshalb häufig die Frage:
Ist eine digital signierte Übersetzung genauso gültig wie eine Übersetzung auf Papier mit Stempel und Unterschrift?
Die Antwort lautet: Unter den maßgeblichen Voraussetzungen ja. In Spanien können von entsprechend ermächtigten Übersetzerinnen und Übersetzern (Traductores Jurados) digital signierte Übersetzungen mit einem elektronischen MAEC-Stempel und einem FNMT-Zertifikat erstellt werden. Die Echtheit der elektronischen Signatur lässt sich anschließend direkt im PDF überprüfen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was hinter der digitalen Signatur steckt, wie Sie eine solche Übersetzung erkennen und warum Sie das Dokument nicht ausdrucken sollten.
Was ist eine digital signierte beglaubigte Übersetzung?
Bei einer herkömmlichen beglaubigten Übersetzung erhalten Sie ein Papierdokument mit der Unterschrift und gegebenenfalls dem Stempel des beeidigten bzw. ermächtigten Übersetzers.
Bei einer digital signierten Übersetzung für Spanien wird die Übersetzung dagegen als PDF-Datei elektronisch signiert.
Dabei sind insbesondere zwei Elemente relevant:
- der elektronische MAEC-Stempel (sello electrónico MAEC),
- das FNMT-Zertifikat, mit dem die elektronische Signatur des Übersetzers bzw. der Übersetzerin erstellt wird.
Die elektronische Signatur ist mit dem Dokument technisch verbunden. Dadurch kann überprüft werden, wer das Dokument signiert hat und ob das Dokument nach der Signatur verändert wurde.
Das bedeutet auch: Die digitale Signatur ist nicht einfach ein eingescanntes Bild einer Unterschrift.
Warum ist die digitale Signatur so wichtig?
Eine eingescannte Unterschrift oder ein grafisch eingefügter Stempel bietet grundsätzlich keine vergleichbare technische Sicherheit.
Bei einer elektronischen Signatur kann dagegen die Integrität des Dokuments überprüft werden. Wird die PDF-Datei nach der Signatur verändert, kann dies bei der Prüfung der Signatur erkennbar werden.
Für den Empfänger bietet das mehrere Vorteile:
1. Die Echtheit der elektronischen Signatur kann überprüft werden
Mit einem geeigneten PDF-Programm, beispielsweise dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader, lässt sich die elektronische Signatur kontrollieren.
2. Die elektronische Signatur ist mit dem konkreten Dokument verbunden
Die elektronische Signatur bezieht sich auf die signierte PDF-Datei. Dadurch lässt sich feststellen, ob das Dokument nach der Signatur verändert wurde.
3. Die Übersetzung kann digital eingereicht werden
Das ist insbesondere dann praktisch, wenn eine spanische Behörde die Übersetzung elektronisch über ein Online-Portal oder per E-Mail entgegennimmt.
4. Das Original muss nicht per Post verschickt werden
Die PDF-Datei kann unmittelbar elektronisch übermittelt werden – beispielsweise an eine Behörde in Spanien.
Was bedeutet „MAEC-Stempel“?
MAEC steht für das spanische Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, also das spanische Außenministerium.
Für Kunden ist der MAEC-Bezug insbesondere deshalb relevant, weil es sich um das spanische System für die ermächtigten Übersetzerinnen und Übersetzer (Traductores Jurados) handelt.
Bei einer digital signierten Übersetzung kann der elektronische Stempel Bestandteil der elektronischen Dokumentation sein.
Auf der Übersetzung finden sich deshalb entsprechende Hinweise bzw. Signaturinformationen, die sich elektronisch überprüfen lassen.
Weitere Informationen zu meiner Ermächtigung in Spanien durch das Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (MAEC) finden Sie hier.
Was ist das FNMT-Zertifikat?
Die FNMT ist die spanische Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Sie stellt unter anderem elektronische Zertifikate bereit, die zur Identifizierung und für elektronische Signaturen verwendet werden können.
Bei einer digital signierten beglaubigten Übersetzung wird die elektronische Signatur mit einem entsprechenden Zertifikat erstellt.
Das ist ein wesentlicher Unterschied zu einer lediglich eingescannten Unterschrift:
Eine digitale Signatur ist keine Grafik, sondern ein elektronischer Nachweis, der technisch überprüft werden kann.
Wie können Sie die digitale Signatur überprüfen?
Sie benötigen dafür kein spezielles kostenpflichtiges Programm.
In der Regel genügt der kostenlose Adobe Acrobat Reader.
So gehen Sie vor:
1. Öffnen Sie das PDF-Dokument mit Adobe Acrobat Reader.
Öffnen Sie die Original-PDF-Datei, die Sie von Ihrem Übersetzer erhalten haben.
2. Klicken Sie auf das Signaturfeld bzw. das Signatursymbol.
Adobe Acrobat zeigt Ihnen die vorhandenen elektronischen Signaturen an.
3. Prüfen Sie den Status der Signatur.
Im Idealfall wird angezeigt, dass mindestens eine Signatur gültig ist.
4. Öffnen Sie die Signaturdetails.
Dort können unter anderem Angaben zum Unterzeichner, zum verwendeten Zertifikat und zum Zeitpunkt der Signatur angezeigt werden.
5. Prüfen Sie die Dokumentintegrität.
Ein wichtiger Bestandteil der Prüfung ist die Information, ob das Dokument seit der Signatur verändert wurde.
Ein gültiges Prüfergebnis wird in Adobe Acrobat entsprechend angezeigt, beispielsweise durch ein grünes Häkchen.
Warum Sie die Übersetzung nicht ausdrucken sollten
Das ist einer der wichtigsten Punkte bei digital signierten Übersetzungen.
Die digitale Signatur gehört zur elektronischen PDF-Datei.
Wenn Sie das Dokument ausdrucken, erhalten Sie zwar eine Papierkopie der Übersetzung – die elektronische Signatur kann aber nicht auf das Papier übertragen werden.
Das ausgedruckte Dokument enthält dann nicht mehr den elektronisch überprüfbaren Signaturnachweis.
Deshalb gilt:
Digital signierte Übersetzungen bitte digital einreichen.
Wenn eine spanische Behörde die Übersetzung ausdrücklich als PDF akzeptiert, sollten Sie die Original-PDF-Datei unverändert weiterleiten.
Nicht:
PDF → ausdrucken → einscannen → erneut als PDF versenden
sondern:
Original-PDF → digital an die Behörde übermitteln
Was passiert, wenn ich die PDF-Datei verändere?
Auch das ist ein wichtiger Unterschied zu einem normalen PDF-Dokument.
Wenn Sie eine digital signierte PDF-Datei nachträglich bearbeiten, können Auswirkungen auf die Gültigkeit der elektronischen Signatur entstehen.
Deshalb sollten Sie die Datei nach Erhalt nicht bearbeiten, neu speichern oder in ein anderes PDF-Dokument „einbauen“.
Auch das Zusammenführen mit anderen PDF-Dateien kann je nach Vorgehensweise die Signaturprüfung beeinflussen.
Am sichersten ist es, die vom Übersetzer erhaltene Originaldatei unverändert weiterzugeben.
Muss eine digital signierte Übersetzung noch einmal handschriftlich unterschrieben werden?
Gerade hier liegt ein häufiger Irrtum.
Bei einer entsprechend ausgestellten elektronisch signierten Übersetzung ist die elektronische Signatur der relevante Signaturnachweis. Eine zusätzliche handschriftliche Unterschrift auf einem ausgedruckten Exemplar ersetzt die elektronische Signatur nicht.
Die spanische Regelung, auf die sich das Merkblatt bezieht, sieht für digital signierte Übersetzungen mit entsprechendem Zertifikat vor, dass die elektronische Form die handschriftliche Unterschrift ersetzen kann.
Für Kunden bedeutet das vor allem:
Wenn die Behörde eine digital signierte Übersetzung verlangt oder akzeptiert, sollten Sie das elektronische Original verwenden.
Wo können digital signierte Übersetzungen eingesetzt werden?
Digitale beglaubigte Übersetzungen können insbesondere bei Verfahren interessant sein, die vollständig oder teilweise elektronisch abgewickelt werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
- spanische Behördenverfahren
- Einreichungen bei spanischen Institutionen
- Universitäten und Bildungseinrichtungen
- Gerichts- und Verwaltungsverfahren
- berufliche und unternehmerische Verfahren
- Einwanderungs- und Aufenthaltsverfahren
- Verfahren, bei denen Dokumente über ein Online-Portal eingereicht werden
Wichtig: Ob eine konkrete Behörde ein digital signiertes Dokument akzeptiert, hängt immer vom jeweiligen Verfahren und den Vorgaben der empfangenden Stelle ab. Im Zweifel sollte vor der Einreichung geklärt werden, welche Form des Dokuments verlangt wird.
Besonders praktisch: Übersetzung direkt nach Spanien übermitteln
Ein großer Vorteil der digitalen Form ist die schnelle elektronische Übermittlung.
Sie erhalten die beglaubigte Übersetzung als PDF und können sie beispielsweise
- per E-Mail,
- über ein Behördenportal,
- über eine Online-Plattform oder
- über ein anderes von der zuständigen Stelle vorgesehenes elektronisches Verfahren
weiterleiten.
Damit entfällt der Versand eines Papierdokuments.
Gerade bei Verfahren mit spanischen Behörden kann dies Zeit sparen und den gesamten Ablauf vereinfachen.
Auch die Spanische Botschaft weist auf digitale Übersetzungen hin
Für Personen in Deutschland ist außerdem interessant, welche Vorgaben die spanische Auslandsvertretung macht.
Die Spanische Botschaft in Deutschland weist auf die Möglichkeit digitaler Übersetzungen hin und bittet bei entsprechenden Verfahren darum, Übersetzungen digital einzureichen.
Das passt zu der Entwicklung, dass Verwaltungsverfahren zunehmend elektronisch abgewickelt werden.
Für Kunden bedeutet das: Die digitale Übersetzung ist nicht lediglich eine moderne Variante der Papierübersetzung, sondern kann für bestimmte Verfahren die vorgesehene Form sein.
Hier geht’s zur spanischen Botschaft von Spanien in Berlin und hier zu den Konsulaten des Königreichs Spanien in Deutschland:
- Generalkonsulat des Königreichs Spanien in Stuttgart
- Generalkonsulat des Königreichs Spanien in Düsseldorf
- Generalkonsulat des Königreichs Spanien in Frankfurt am Main
- Generalkonsulat des Königreichs Spanien in Hamburg
- Generalkonsulat des Königreichs Spanien in München
- Honorarkonsul des Königreichs Spanien in Dresden
Digitale Übersetzung oder Papierübersetzung – was ist der Unterschied?
| Digital signierte Übersetzung | Papierübersetzung | |
|---|---|---|
| Format | Papier | |
| Signatur | elektronisch | handschriftlich |
| Prüfung | elektronisch möglich | anhand des Dokuments |
| Übermittlung | digital | Post/Kurier oder persönliche Abgabe |
| Veränderung erkennbar | über die elektronische Signatur | nicht in gleicher Weise |
| Geeignet für digitale Behördenverfahren | ja, sofern akzeptiert | häufig nicht ausreichend |
| Weitergabe | Original-PDF | Papieroriginal |
Die Wahl hängt letztlich vom jeweiligen Verfahren ab. Entscheidend ist daher immer die Frage:
Was verlangt die Behörde, bei der die Übersetzung eingereicht werden soll?
Was sollten Kunden beim Erhalt einer digital signierten Übersetzung beachten?
Wenn Sie Ihre Übersetzung als digital signierte PDF-Datei erhalten, sollten Sie einige einfache Regeln beachten:
✓ Originaldatei aufbewahren
Speichern Sie die erhaltene PDF-Datei sicher ab.
✓ Nicht bearbeiten
Verändern Sie die Datei nicht nachträglich.
✓ Nicht ausdrucken, wenn eine digitale Einreichung vorgesehen ist
Die elektronische Signatur kann ihre Funktion nur in der elektronischen Datei entfalten.
✓ Signatur prüfen
Öffnen Sie die PDF-Datei beispielsweise mit Adobe Acrobat Reader und kontrollieren Sie den Signaturstatus.
✓ Original weiterleiten
Wenn die Behörde eine digitale Einreichung verlangt, senden Sie möglichst die Original-PDF-Datei weiter.
Was bedeutet das für Sie als Kunde?
Die Digitalisierung verändert auch den Bereich der beglaubigten Übersetzungen.
Statt eine Übersetzung auszudrucken, zu unterschreiben, zu stempeln und anschließend per Post zu verschicken, kann eine Übersetzung heute elektronisch signiert und als PDF übermittelt werden.
Das bietet insbesondere bei internationalen Verfahren erhebliche praktische Vorteile:
Rechtssicherer elektronischer Nachweis + schnelle Übermittlung + keine Papierunterlagen = ein deutlich einfacherer Ablauf.
Für spanische Verfahren ist dabei besonders wichtig, dass die elektronische Signatur mit den vorgesehenen Zertifikaten und Stempeln erstellt wurde und dass die empfangende Stelle diese Form der Übersetzung akzeptiert.
Fazit: Die digitale Signatur ist mehr als eine eingescannte Unterschrift
Eine digital signierte beglaubigte Übersetzung sollte nicht mit einem PDF verwechselt werden, in das lediglich ein Scan der Unterschrift oder des Stempels eingefügt wurde.
Bei einer elektronisch signierten Übersetzung sind Dokument, elektronische Signatur und Zertifikat technisch miteinander verbunden. Dadurch kann der Empfänger die Signatur und die Integrität des Dokuments überprüfen.
Für Kunden bedeutet das vor allem:
Sie erhalten eine beglaubigte Übersetzung, die digital eingereicht und elektronisch überprüft werden kann.
Und deshalb gilt der wichtigste praktische Tipp noch einmal:
Wenn Sie eine digital signierte Übersetzung erhalten, bewahren Sie das PDF-Original auf und reichen Sie es digital ein. Drucken Sie es nicht aus, wenn die elektronische Form vorgesehen ist.
Sie benötigen eine beglaubigte Übersetzung für Spanien?
Ich erstelle beglaubigte Übersetzungen Spanisch ↔ Deutsch und kann diese – je nach Verfahren und den geltenden Voraussetzungen – auch digital signiert zur elektronischen Einreichung bereitstellen.
Wenn Sie unsicher sind, ob Sie für Ihr Verfahren eine Papierübersetzung oder eine digital signierte Übersetzung benötigen, können Sie die Anforderungen der zuständigen spanischen Behörde vorab prüfen lassen.
Fragen zur beglaubigten Übersetzung oder zur digitalen Einreichung? Ich berate Sie gerne.
Claudia Schultze – Übersetzungen
Spanisch ↔ Deutsch und weitere Sprachkombinationen
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